ビジネスにおいて
電話は必要不可欠です。
携帯電話はもちろんですが、オフィスにおいてある電話も、ビジネスのなかでは、本当に重要なツールであります。
電話一本で、商談が決まることもありますから、たかが電話、されど電話でもあります。
ビジネスマナーからしますと電話
対応を大きく、｢受け方｣と｢かけ方｣と分けることができると思います。
まず受け方です。
電話が鳴ったら２回以内に出るのが基本で、別の人あての電話でしたら、30秒以内に取り次ぐというのが原則であります。
相手からの電話を放置しっぱなしにするのは、ビジネスに大きなマイナスになるのであり、失礼な行為であるという意識をしっかりと持ちましょう。
いつも、手の届く範囲に筆記具を用意しておくことが、大切です。
取次ぎをする場合は、きちんとした対応が必要です。
時間がかかるようですと、相手に不快感を与えます。
電話を受けた際に、的確に用件を聞き、取り次ぎ相手に用件をしっかりと伝えることで、お客様に同じことおっしゃっていただく必要なく、スムースに対応することができます。
担当者が不在の場合であれば、不在の詳細までは伝えずに、｢申し訳ございません、あいにく外出しておりまして…｣と伝え、相手の意向をきちんと伺っておくようにするのです。
その際の伝言に関しては、聞き漏らすことのないようにしっかりとメモし、自分の名前を書いておきましょう。
伝言用メモ用紙などを有効に活用することが大切です。
ビジネスの現場では、その他にも様々なケースがありますので、きめ細かな配慮が必要とされています。
次にかけ方についてです。
電話をかけるということは、経費を使っているのだと言う意識がまず大切です。
要件に時間がかかると電話代、つまりコストがかかるということですから、電話を買える際には、あらかじめ要件をまとめるておくようにしましょう。
また、たいしたことでもないのに時間がかかりすぎると、かけた相手側にも迷惑がかかります。
相手先が名乗ったのを確認したら自分も名乗り、用件を手短に伝えることも大切です。
担当者に取り次がれるような場合を想定して、不在の場合の対応もしっかりと考えておきましょう。
担当が電話に出たら、まず挨拶をし、用件を伝えて、できる限り結論から話を進めるようにすることが大切でしょう。
担当者不在の場合であれば、帰社時間を尋ね、かけなおすのか、かけてもらうのかを、伝言を頼むのかなど、こちらの要望をしっかり伝えましょう。
ポイントとしまして、電話を受けた相手の名前と所属をメモしておくとトラブル防止にもなります。
電話を切るタイミングについては、目上の人や顧客の場合には、相手が切ったことを確認してから切るようにするのが、基本ビジネスマナーです。
ビジネスマナーをしっかり身につけることで、より良いビジネスチャンスを掴むようにしましょう。
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