ビジネスシーンにおいて、手紙の役割と言うのは、とても重要性があります。
いわゆるコミュニケーションの手段と考えるなら、メールや携帯電話には到底かないませんが、正式な文章や契約の取り決めなどにおいて、手紙はなくてはならないものであります。
それゆえに、ビジネスにおける手紙は、私信とは全く違ったビジネスマナーというのがあるのです。
ビジネスマナーでの手紙の書き方は、正式に書かないと契約などうまく進まないこともあり、また、常識を疑われるなどの弊害が起きることありえますので、注意して書くことが大切です。
手紙のビジネスマナーでの注意点の一つに、字の大きさ、字間のバランスがあります。
住所などの記入で注意して欲しいのは、番地以降を１−２−３と書くのではなく、一丁目ニ番三号と書くようにしてください。
住所と肩書きは社名、お名前と比較して小さく書き、社名、お名前はやや大きく書くのがビジネスマナーでの手紙の常識だと言えます。
同じ文字サイズで書いた場合と比べてみると、明らかに印象が違うというのが分かるはずです。
また、忘れがちのことですが、〆と手紙を封じる略した形はマナー違反です。
封または緘（かん）と書くようにしましょう。
ビジネスマナーにおける手紙の書き方で重要なことは、用件を正確かつ明瞭、簡潔に伝えること。
それゆえに、結論から先に書くことが原則なのです。
例えば、タイトルをつけて用件がすぐわかるようにすると言うのが良いと言えます。
用件に関する日時などの情報は、全て正確に書くことは重要なことです。
手紙はメールとは違い、複数の人が目にする場合も多々あります。
誰が読んで見ても理解できるように、具体的に、分かりやすく書くことを心がけましょう。
目上の相手に手紙を出す場合は、特に気をつけなければいけません。
会社名や相手の名前などが行末に来たり、２行に渡るのは失礼になります。
改行などで行頭にくるように工夫すると良いでしょう。
自分の名前などは、行末に来るように配慮すると良いでしょう。
ビジネスマナーにおける手紙の大まかな構造を紹介しておきましょう。
まずは前文ですが、｢拝啓｣といった頭語を入れ、時候の挨拶を書くようにします。
続いて主文ですが、起こし言葉と本文で構成するようにします。
次に末文は、結びの言葉と結語を入れます。
最後に後付け、日付、署名、宛名で完成となります。
手紙のマナーを身につけるということは、結構面倒ですが、慣れてしまえば、きちんとした手紙が書けて、受取る相手の方に良い印象を与えます。
ビジネスマナーとしての手紙の書き方は、社会人として正しく身につけるようにしましょう。
【完全無料】ビジネススキルアップ講座
