ビジネスにおいて、電子
メールは必需品となっています。
大企業のオフィスから中小の小さな事務所まで、パソコンを置いてないところは無く、ほとんど全てのパソコンがインターネットで繋がっており、そのインターネットにおいてなくてはならないのが、電子メールだといえます。
電子メールを社用で利用することは、当たり前になっている今日ですから、その使い方にもきちんとした
マナーが必要だと言えます。
社内、社外に関わらず、メールのやり取りは、文章として記録に残ると言うことをしっかりと認識しておくことは大切です。
メールの内容が明瞭でないと理解を妨げる場合があり、ビジネスをスムースにすすめられません。
メールでのマナーとしては、読みやすさと機種依存文字と言うものがあります。
まず読みやすさと言う観点からしますと、一切改行がない文章は非常に読みにくいです。
また、改行が多すぎると下に長くなり、これも困ります。
だいたい、１行30字前後で改行するのが良いと思います。
それから、題名なのですが、用件が一目でわかる題名がベストです。
例えば打ち合わせの件についてのメールを送る場合、打ち合わせのメインの内容を簡潔に明記するとか、あるいは中止であることを題名に明記することで、内容の見当がつくようにするのがベストと言えます。
そして、できる限り簡潔にまとめることを心がけましょう。
どうしても長くなる場合、あらかじめ断っておくと良いでしょう。
文頭には○○様などと、相手の宛名、文末には署名を入れる用にすると間違いが無いです。
また、用件１つにメールは１通が基本と言えます。
基本的に丁寧な言葉を使ってメールを送るのが良いですが、初めてメールを送る人には特に意識して丁寧な表現を使うように心がけることが肝心です。
添付ファイルがある場合、使用ソフトも含めて相手に確認をしておくと、良いと思います。
半角カナやローマ数字などは、機種依存文字と呼ばれていて、パソコンによっては正しく表示されないことが多いです。
機種依存文字の使用はできる限り避けるようにしましょう。
また、顔文字などの使用は、相手に不快感を与えることが多いですから厳禁だと言えます。
メールを返信する場合、引用した文に｢>｣を入れることで、わかりやすくなります。
メールの機能によっては、自動的に入る場合が多いです。
また、引用文に関しては、必要な部分だけを抜き出すし、短くまとめることが肝心と言えます。
メールは相手に見せるものであり、複数の方にも送れるのが当たり前ですから、内容を分かりやすく丁寧に書くよう心がけることが大切です。
いろいろと工夫して見るのも良いでしょう。
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